传真机是远程通讯方面的重要工具，因其操作简便，传送迅速，可以直接输送真迹，在商务活动中使用越来越多，颇受人们的青睐。使用传真时，遵守下列这些礼仪规范会让您的工作更加舒心、顺利。
您懂得，发送传真前先通知对方；
别忘了，收到传真后应及时处理。
发送传真前，应先打电话通知对方。收到传真后，应告知发送者传真已收到，并对涉及事项及时办理，切不可拖延时间，耽误对方要事。
您懂得，书写传真简洁有礼貌；
别忘了，称呼敬语等不可缺少。
书写传真件时，语气和行文上应做到简洁、有礼貌，称呼、敬语等均不可缺少。信尾要有亲笔签字，以示发信者授权同意，也是礼貌的表现。
您懂得，尽量使传真内容清晰易辨；
别忘了，避免人为原因导致其失真。
出于技术上原因，传真在传送过程中容易变得模糊不清，所以在准备传真稿时，一定要尽量使稿件字体、行距、图表等清晰易辨，避免人为原因导致其失真。
您懂得，不要长时间占用传真机；
别忘了，下班后发送传真不礼貌。
传真一般不适用于页数较多的文件，成本较高且占用传真机时间过长，会影响其他人员的使用。如果没有得到对方允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。
您懂得，垃圾传真是不受欢迎的；
别忘了，个人私事不用传真传送。
发送传真，大都属于需要急办之事。若非紧急的文件、信函，最好不要使用传真。个人私事，亦不宜使用单位传真机对外传送。利用传真开展宣传、促销活动时，一定要把握好量与度。假使接收者对此不感兴趣，则有关的传真大可少发或不发。不要忘记，泛滥的垃圾传是不受欢迎的。
不积跬步无以至千里；不积小流无以成江海。文明细节虽小却是“天大的小事”，唯有从点滴小事做起，我们才能让文明在全社会蔚然成风，文明才能真正成为一种感染力、凝聚力、推动力，进而升华为一种城市的名片，一种国家的形象，一种民族的精神。
