在进出口业务中,出口商或卖方在货物装船以后，就应根据信用证的要求,备齐各种单证,以便向银行办理押汇,收取货款。由于银行履行付款责任的依据是单据而不是货物,只要出口商能提供符合信用证的单据,银行就必须承担付款责任。至于货物的实际情况,银行并不过问。
在跟单托收的情况下,进口商也只是凭必要的条件符合买卖条件同规定的单据付款或承兑,因此,及时、正确地备好各种单证，不仅是卖方的一项重要义务和履行合同的重要手段，也是卖方能否拿到货款的一个重要保证,如果卖方没有根据信用证的要求，证明确保备好各种单证或所交单证中有瑕疵,则卖方不仅要遭受罚金,而且有可能被买方拒绝赎单或退货。因此单证处理在进出口 贸易中具有重要的意义。
主要单证的填制
一、押汇单据及其填制要求：
(一)向银行押汇时,出口商一般要提交下列单据:
1. 汇票(Bill of Exchange); 或称为 DRAFT；
2.商业发票(Commercial Invoice) ;
3.提单(Bill of Lading) ;
4. 保险单(Insurance Policy) ;
5.装箱单(Packing List) ;
6.原产地证明书(Certificate of Origin) ;
7. 检验证明书(Certificate of Inspection) ;
还有一些其它单证如领事发票(Consular Invoice)、受益人 证明书(Beneficiary's Certificate) 等。
(二)填制单据的要求
出口商填制各种押金单据,要力求做到「正确、完整、及时 时、整洁」。
所谓「正确」,就是填制的单据必须根据信用证来制作，同时始终保持单据与单据间共同部分的一致性。此外,单据与货物也应 保持一致,这样，单据才能真实反映货物的情况,如在矿石、粮食、布匹等最初无法确定数量而只能有溢短装的条件下,只有在交货装运时才知道确定的数量,这就要求在单据中体现货物的数 实数量。
所谓「完整」,就是卖方必须根据信用证的要求提供全套货 运单据,缺一不可,单据的份数和单据本身的各类项目，都必须完整无缺。
所谓「及时」,就是单据送交银行押汇的时间,必须在信用证的有效期内,交单时间也须在信用证规定的交单期限内,这样才能保证按时收汇。
所谓「整洁」,是指填制单据时要做到表面的清洁,尽量避免更改,尤其是单据中的金额、数量、件数等更不能更改。同时单据的内容应根据信用证和国际惯例来填写,切勿添加不必要的 内容,画蛇添足。
二、主要单证的填制问题：这些基本的外贸人员都有学习过，这里不再赘述。如果确实有读者需要，请留言，另外再独立一期专门讲述缮制单据的注意点。
