出口货物退税备案资料的解释与定义：出口货物退税单证备案管理是国家税务总局于2005年出台的一项出口退税管理制度，主要是通过规范出口企业在出口交易活动中，
各类进货和出口单证的备案和管理来达到规范外贸出口经营秩序，防范骗取出口退税风险的目的。该规定于2006年1月1日起开始执行的。
单证备案资料的重要性有3点：1.证明业务的真实性 2.排除退税的疑点 3.减少出口企业涉税风险
出口货物退税单证备案时限：出口企业自营或委托出口属于退增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退税后15天内，将相关出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。
出口货物退税备案单证保管年限：单证备案资料由企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年！！！
出口货物退税备案资料的内容有哪些呢？
一、海关出口货物报关单
报关单上出口日5月1日后，已取消正本报关单，故备案资料里的报关单用电子口岸打印出来的报关单或者报关预录单代替（预录单上得写上电子口岸查出来的出口日期）
电子口岸打印出来的出口报关单模板：
（步骤：电子口岸→出口收汇系统→报关单收汇核销联打印）
人人都疑惑的报关单出口日期哪里查?？
请看这里！！！
（步骤：电子口岸→出口退税→数据下载→出口结关报关单）
二、正本提单复印件
提单上英文品名旁边用铅笔注明报关单上的中文品名，敲公章，签上国税局备案过的业务员的名字和写上复印件与原件核对相符字样，整柜原则上规定一定得用船公司的海单备案。如因拼箱无法取得海单，可以用货代提单备案，但是货代提单必须盖上货代公章！
同时报关单上备注“拼箱”2个字。公路运输没提单，用国际道路运单/载货清单代替。铁路运输，用铁路运单代替。邮政运输，用邮政收据代替。
三、装货单（就是场站收据）
因现今基本都无纸化报关，故没有场站收据的，用无纸化通关协议书（电子口岸通关无纸化委托协议里打印）和通关无纸化出口放行通知书（报关行处打印，问货代要），加盖企业公章并签字声明“打印单证与原电子数据一致否则愿承担相应的法律责任”字样，用来代替场站收据。
通关无纸化出口放行通知书模板：
无纸化通关协议书模板：
四、购销合同五、相对应的运费发票
对出口货物退税单证资料的要求注意点：
第一点：单证备案原则上应是原件，如无法备案原件，可备案有该业务的业务员签字，并在该资料上书名声明“与原件一致，愿承担法律责任”字样，加盖企业公章的复印件，除原件及符合上述条件的复印件外，其他的一律以提供虚假备案资料处理。
第二点：备案资料里发货人，收货人，提运单号，船名航次，品名，成交方式，数量等内容必须与出口货物报关单上的信息内容保持一致，单单一致的原则。
第三点：若提单上的发货人不是报关出口人自己，应提供相对应的单证材料，并以书面的形式描述相应的业务流程，经业务经办人签字后盖公章，并署上“业务真实，如有虚报，愿承担法律责任”的字样。
来源：众成保险代理
