在外贸工作中，针对客户的资料进行需求分析，而非每天机械性回复客户非常重要。如果你对客户的喜好、采购规律一概不知，就无法合理分析客户信息，为客户做出个性化的跟进方案，从而造成直接或间接的损失。
整理客户信息需要从刚开始接触客户就做起。守望君以往在收到询盘后都会有一个习惯动作，就是立刻到邮箱里把客户加为好友并进行整理。如果客户的邮件附带公司名称就会用Google、WHOIS、Spokeo等网站搜索客户以及公司名称，找到公司的官网，浏览官网中的Product和Contect us两项，并把相关信息记录下来。
通过看Product中其产品与自身公司属不属于同一行业而评估该客户的潜力以及如何报价。如果是同行业的产品，那么客户对产品是有一定了解的，可能有合作甚至长期合作的机会，那么报价时就必须慎重。如果不属于同一行业的产品，那么就要分析对方是否为骗子或者是买回自用的只能合作一次的客户。
而Contract us中则能够看到客户公司的简介，包括成立年份、公司地址、电话、邮箱，有些公司的网站还可以看到董事长的信息，这些信息其实都是有用的，应该记录下来。有些人会觉得有客户的邮箱就可以了，我们主要是跟客户联系，没必要费那么多精力去找这些无谓的信息。虽然这些信息看起来没什么价值，但所谓知己知彼，百战不殆，当你对客户信息了解的更详细，你对这个客户的印象也会更深刻，在跟客户聊天的时候，内容也不会单单局限于产品上，如果你了解到他们公司在哪个地区，就可以在恰当的时机跟客户聊聊当地风土人情，拉进彼此间的关系。事实上，不少外贸人就是通过跟客户拉近关系拉单。
需要分类记录的分别有基础信息、邮件往来、重要文件。如果公司没有客户管理系统，就需要自己建立EXCEL表格记录基础信息，当然也可以使用笔记本记录，只要符合自己的使用习惯即可。
在记录基础信息中，通过实时评估、记录，把客户分为“已成交的客户”、“重点培养客户”、“潜在客户”、“无用客户”四大类，并把重点信息包括询盘日期、公司名、联系人名称、邮箱、国家、地址、联系电话、传真、网址、跟进进度、其他重要备注等一一做成表格项目。
对应的每个客的邮件往来和重点文件包括合同、单据等也要根据以上分类分别进行邮件、硬盘文件的归档，便于日后查找。
另外，守望君认为工作总结是需要时常进行的，因此可以用word文档巴与客户做单过程，需要做的和容易发生的错误简要罗列下来，这样无论你做或者是后续交由其他同事跟进时都可以对照这份文档。这样的总结可以避免许多不必要的错误和麻烦。
总之，管理好所有的资料，会使得你的工作更有效率，会让你投入更多的精力跟进客户、分析客户、维护客户、做成更多的单子。
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